Ефикасна комуникација у компанији – како треба да изгледа?

Сервисни Посао

Комуникацију у компанији не треба занемарити. Веома је важно да информације правилно теку, то је једна од компоненти успеха компаније. Стога, надређени и запослени треба да брину о ефикасној комуникацији у компанији као свакодневној рутини. Како би требало да изгледа? Предлажемо у овом чланку.

Зашто је важна ефикасна комуникација?

Као што је већ поменуто, ефикасна комуникација је веома важна у сваком послу. То је један од путева ка успеху. Поента је да проток информација у компанији буде коректан. Иначе, запослени показују мању посвећеност послу, нису мотивисани, влада хаос и практично нико не зна шта да ради и шта се дешава.

Не сме се дозволити да комуникација у компанији личи на телефонски позив – неко нам на крају даје информацију у измењеном облику која нема много везе са истином. То доводи до неспоразума, доводи до тога да људи не раде оно што би требало, а као резултат тога постају нервозни и збуњени.

Али шта значи ефикасна комуникација? Како то учинити у нашој компанији?

Ефикасна комуникација у компанији

Како проверити да ли је комуникација у компанији ефикасна? На почетку свакако вреди погледати који су то канали комуникације, ко коме и зашто саопштава информације. Запослени најчешће комуницирају са својим претпостављеним (и обрнуто), запослени са осталим запосленима, надређени са надређенима. Такође се дешава да запослени комуницирају једни са другима преко треће стране.

Пример 1.

Ана је пројект менаџер који обављају два тима запослених. Они не комуницирају једни са другима, ако је потребно разменити информације између запослених у тимовима, то се увек ради преко Ане.

Запослени - супервизор

Започнимо анализу контактом између супервизора и запосленог, односно вертикалном комуникацијом горе-доле. Како изгледа ефикасна комуникација на овом нивоу?

Као што смо поменули у једном од претходних делова нашег циклуса, размена информација између ових људи углавном се састоји у извештавању о раду, преношењу идеја и захтева, делегирању задатака, евалуацији рада или давању повратних информација.

Да би комуникација на овом нивоу била ефикасна, сваки пут комуникације свакако треба да буде кратак и специфичан – то значи да се запослени у овом случају обраћају директно надређенима и обрнуто. Овде не би требало да користите помоћ трећих лица, само да бисте избегли већ поменути „телефонски позив“, који може да се деси у таквом случају.

Поред тога, сваки запослени треба да зна како изгледа горе поменута рута контакта – да зна коме да се обрати у конкретној ситуацији. Ако се нешто промени у вези са тим, они морају тога да буду свесни како не би дошло до неспоразума. Осим тога, особа која није обавештена о нечему често се осећа искључено и изостављено, што може утицати на њену посвећеност или мотивацију да настави са радом.

Поруке треба да буду јасне и разумљиве свима. Једно од кључних питања ефикасне комуникације је особина о којој се много прича, али често не зна њено значење – комуникативност. Често то читамо као добар контакт са другим људима, лакоћу у склапању пријатељства. С друге стране, ова карактеристика је одговорна за јасну формулацију мисли у поруци, тако да нико нема проблема да је разуме.

Запослени треба да буду отворени према шефу и обрнуто. Не треба да се плашимо овог контакта. Ако је то случај, нешто у ефикасној комуникацији није успело. Осим тога, никоме не би требало бити проблем да искрено изрази своје мишљење. Када нешто не разумемо, морамо да постављамо питања, истакнемо да имамо проблем са разумевањем поруке.

Запослени - запослени

Ако желимо да видимо како изгледа комуникација између запослених у компанији, вреди их о томе питати. Захваљујући томе можемо сазнати да ли је ефикасна комуникација само лозинка или је проток информација исправан.

Да би се то десило, запослени треба да разговарају једни са другима на јасан и разумљив начин за све. Делите поуздане, проверене информације. У случају нечега заиста важног, не можете рачунати само на памћење друге особе - важне поруке треба да се пренесу лично и другим средствима контакта, на пример путем е-поште или ћаскања компаније.

Такође је важно да начин на који испоручујемо поруку буде у складу са начином на који то радимо – чувајте се да тешке информације преносите са осмехом на лицу. Тада ћемо се сматрати неискреним.

Ако желимо да комуникација у нашој компанији буде ефикасна, морамо посматрати како информације теку и уочити сва могућа места где се проблем јавља. Тек тада ћемо моћи да га елиминишемо. Можемо директно да питамо запослене и надређене о њиховим емоцијама и утисцима, али анкете, на пример, такође могу бити корисне. Поготово ако су анонимни, запослени на свим нивоима ће бити искренији у својим мишљењима.

Ефикасна комуникација у компанији је изузетно важна и значајно утиче на успех компаније, па се на њој вреди радити и контролисати.