Како ефикасно планирати - ефикасне методе!

Сервисни Посао

Да бисте добро управљали својим временом, вреди планирати своје задатке. Много је речено о томе да је то један од неопходних делова организације. Међутим, како ефикасно планирати? Свакако, више пута смо купили календар, неко време записали шта морамо да радимо у њему, а онда га напустимо, јер га већину времена нисмо ни погледали. Планирање, међутим, има много предности, па ако желите да правилно управљате својим временом, вреди их увести у своју дневну рутину.

Зашто планирати?

Организовани људи који много планирају делују спонтано. Међутим, није тачно да нам планирање одузима слободу. Овај процес нам помаже да ефикасно проводимо време, добро га користимо, може да мотивише и, пре свега, чини да све запамтимо!

Начини планирања биће корисни људима који свакодневно имају пуно обавеза. Не ради се само о пословима у вези са послом, већ и о рачунима, посетама лекару, састанцима са пријатељима итд. То им обезбеђује да неће заборавити ниједан важан датум и да ће имати преглед онога што су већ урадили.

Процес вам такође може помоћи да се фокусирате. Свакако, свако од нас је имао дан када се трудио да ради, али је у исто време размишљао о томе шта има да ради ван посла, долазиле су разне идеје, памтили се нови задаци. Таква гомила мисли не дозвољава вам да се концентришете. Планирање дана нам чисти главу, мисли су нам у реду и лако можемо да пређемо на оно што нам је тренутно најважније.

Наша дневна листа обавеза такође може бити мотивишућа. Све што треба да урадимо записујемо на папир, а сваки задатак који смо већ урадили прецртавамо. Овако истакнута листа, па чак и опипљив доказ да идемо до краја, може бити веома мотивишућа и може утицати на нашу продуктивност. Међутим, да бисте били добро припремљени за процес планирања, вреди знати неколико трикова о томе како планирати.

Планирање није лако

Свако од нас треба да пронађе најприкладнији систем планирања за себе. Тек тада ћемо заиста осетити да цео процес има смисла. И може се чинити да нема ништа једноставније од листе задатака, али ако не пронађемо најбољу методу за себе, можемо брзо одустати.

Ефикасност нашег деловања зависи од тога да ли ћемо се наћи у целом овом процесу. Стога, вреди испробати различите системе и проверити који је најбољи и најпогоднији за нас. Може потрајати, али не треба да се обесхрабрујемо.

Наравно, може нам се чинити да планирање уопште није за нас, али користи од њега су толике да вреди проверити како да планирамо да делујемо ефикасно.

Како ефикасно планирати?

Не постоји један систем који ради за све. Међутим, захваљујући мноштву метода, свако може пронаћи нешто за себе. Ево неколико метода ефикасног планирања.

Носачи

На почетку вреди испробати разне медије на којима можете управљати својим временом – то могу бити календар, свеска, картица, свеска, буллет јоурнал, апликација, белешке на телефону... задаци.

Планирање времена

Ако намеравамо да планирамо постављањем временског оквира, вреди знати колико је времена потребно за обављање одређених активности. Неколико дана можемо да запишемо колико нам је трајао одређени задатак – запишимо сате, направимо паузе. Наравно, време никада неће бити исто, али ћемо тако мање-више видети колико нам је потребно у датом случају. Планирање по сату, међутим, може бити тешко – тада морамо узети у обзир маргину грешке, знати да нешто може поћи наопако, искочити, променити ток дана. Дакле, када планирате са временским оквиром, важно је знати да је ово само процена како не бисте били непотребно фрустрирани.

Време планирања

На почетку ваше авантуре са планирањем, вреди почети са планирањем кратких периода. На пример, сваког јутра на папиру запишемо све задатке које морамо да обавимо у наредним сатима. Свако готово, прецртавамо, ако нешто пође по злу, померамо за следећи дан. Што дуже делујемо краткорочно, сигурније можемо да се побринемо за мало удаљеније одговорности.

Циљ је најважнији

Бесциљно обављање задатака доводи до губитка мотивације и ентузијазма за рад. Стога у планирању вреди постављати веће и мање циљеве. Затим сваком од њих додајте листу задатака који ће нам помоћи да дођемо до њих. Захваљујући томе, сваки дан можемо додати мали корак ближе нашој листи обавеза и деловати све време.

Екстреми никада нису добри

Морамо да одмеримо своју снагу према намерама - тешко је уклопити 10 важних задатака у један радни дан. Стога је вредно распоредити своје задатке на начин да се можете носити са заиста тешким, на пример једном дневно. Ако иде глатко, можемо да додамо још, али ако своју листу спакујемо до врха, уместо мотивације да делујемо, можемо добити само стрес, резигнацију и фрустрацију.

Прочишћавајуће мисли

Без обзира на то како планирамо, увек вреди имати парче папира и оловку поред себе. Дешава се да радимо на једном задатку па нам на памет падне нешто сасвим друго. Желимо да се сетимо овога, али често та мисао одлети. Поред тога, често нас спречава да се фокусирамо на оно што тренутно радимо. Веома добар начин је да брзо запишете оно што вам је на уму и вратите се својим тренутним обавезама – бистре главе и организованих мисли.

Знање како да планирамо може нам помоћи да ствари обавимо глатко. Поред тога, то нам омогућава да се у потпуности фокусирамо на своје дужности - на крају крајева, имамо све записано, па чак и ако се нечега не сећамо, само погледајте белешке. Стога је вредно покушати да испланирате свој радни дан и видите да може бити много ефикасније.