Комуникација са тимом - налози или захтеви? - НС. ИИ

Сервисни Посао

Давање наређења, преношење захтева - комуникација са тимом

Положај вође или шефа је нераскидиво повезан са давањем наређења. Чини се да је то толико нормално и свакодневно да се не фокусирамо на издавање команди. Ово је грешка – да, шеф је један и да, његово мишљење је најважније. Међутим, то не мења чињеницу да да бисте били добар вођа, не морате да владате тврдом руком, већ да комуницирате са тимом - и вреди се опремити добром способношћу издавања команди. Како би, дакле, требало да изгледа комуникација са тимом?

Прво - осветљеност и јасноћа. Није крив прималац што није разумео поруку – на пошиљаоцу је да је формулише на начин да је сигурно прихвати та једна конкретна особа. Због тога је изузетно важно у комуникацији са тимом да наређује тако да подређени нема сумње шта, како, с ким и када да ради. Наравно, тешко је изградити такву поруку у покрету – зато је вреди изградити унапред, барем на почетку. Размислите и запишите све податке о одређеном задатку или пројекту, па тек онда - проследите их запосленом. И уверите се да је разумео - то се може урадити једноставно или тражењем да се понови. Такође је добра идеја да се запосленом дају писане смернице за задатак (нарочито ако је реч о дугом и вишедимензионом пројекту). Тада подређени увек има прилику да се позове на писану верзију, и не мора да иде код шефа са сваком сумњом.

Друго – култура. Чињеница да има супериорну улогу у компанији не ослобађа лидера да се према другима односи с поштовањем. Одговарајуће обраћање подређених, у складу са принципима етике и лепог понашања, увек је потребно, а посебно приликом издавања наређења. Дакле, увек треба водити рачуна о добробити вашег запосленог, а команде формулисати условно, као питање или захтев. Реченица "Можете ли ово да урадите до петка?" или „Да ли бисте то могли да урадите овако?“ звучи много боље од "Уради то за сутра". Сви знају да је тежина заправо иста - питање "Можете ли?" реторичко је када их питате као шефа, али има сасвим друго значење.

Треће, комуникација са тимом треба да се заснива на иницирању запослених не само у тајне појединачних пројеката, већ и у шире информације. Није потребно одмах откривати капитал предузећа и списак дужника – више се ради о оправдавању наложених задатака. Свест да се ради нешто конструктивно што користи целој компанији даје запосленом заиста високу мотивацију да делује.Међутим, ако ради у већем тиму и не зна како, у којој мери и да ли је његова активност драгоцена за компанију, ентузијазам за рад опада. Пошто се не зна да ли је игра свећа, не вреди покушавати.

Комуникација са тимом – како критиковати, а како похвалити?

Када су задаци распоређени и дата упутства, не преостаје ништа друго него чекати да тим проради. Када их примимо, треба их добро погледати и – шта даље?

Запослени који обављају своје задатке у компанији заслужују повратну информацију. Ако вођа види да нешто у тиму иде наопако или се не ради како би требало, одмах треба испитати ситуацију и обавестити запослене. У супротном, нема шансе да запослени који ради нешто погрешно може да исправи своје понашање - ако мисли да добро ради, зашто то мењати? Дакле, друга врста порука које лидери морају да користе у комуникацији са тимом су похвале и критике.

У оба случаја неопходно је ослонити се на чињенице. У случају похвале, хвалимо нешто конкретно - добар пројекат, изванредне резултате, велики профит за компанију. У случају критике, потребно је и назначити шта није у реду. Ако желимо да скренемо пажњу запосленом да касни, не можемо – као што је горе наведено – рећи „Веома касниш“. Морате неко време да посматрате како то заправо изгледа, а затим да кажете: "Каснили сте јуче, понедељак и четвртак прошле недеље."

На форуму се могу изразити похвале – с једне стране, оплемењује запосленог и чини га узором за остале, а са друге мобилише остале чланове тима на деловање. Захваљујући томе што хвалимо за нешто конкретно (чињеницу), а не једноставно, позитивне повратне информације не треба доживљавати као истицање једног запосленог и стављајући га као кућног љубимца, већ као заслужену награду.

Критике никада не би требало да се шаљу на форуму - да бисте дали негативну повратну информацију, запосленог треба позвати у канцеларију. Чак и највештију, оправдану и ненападнију критику обично је тешко прогутати, тако да не треба да оптерећујете запосленог чињеницом да су остали чланови тима сведоци тога. Оваква јавна стигматизација несумњиво би се негативно одразила не само на однос између руководиоца и подређеног, већ и на самопоуздање запосленог на радном месту.

Како треба да буде структурисана порука којом преносимо нашу критику? Као што је раније наведено – мора се заснивати на чињеницама, без уопштавања. Друго, запосленог не треба нападати – то јест, морате говорити о својим осећањима, а не о квалитетима друге особе (погледајте: пошаљите ми поруку). Рећи: „Касниш“ звучи као оптужба са којом се практично ништа не може учинити. Дакле, требало би да кажете: „Приметио сам да сте каснили пет пута у последње две недеље. Забрињава ме јер одлаже свакодневни рад нашег тима." Вреди напоменути - своја осећања оправдавамо конкретном чињеницом, последицом која произилази из догађаја. Позвати запосленог само да бисмо му рекли да нас његово понашање узнемирује или узнемирава је бесмислено – јер су наше емоције и осећања само наша. Запослени не може ништа да уради поводом њих - може обећати да више неће каснити, али да ли ће то аутоматски нестати било каква нервоза или анксиозност? Не. Дакле, правилна комуникација са тимом захтева од лидера да каже какав стварни утицај има на тим и рад – на пример, сваки дан каснимо са извештајем. Нешто се може учинити у вези са овим стварним догађајем.

Након што сте пријавили критику, питајте запосленог зашто се то догодило или се дешава. Може се испоставити да подређени има конкретно објашњење, али може бити и да он не види проблем („Касним, али свеједно обављам све своје послове“). Након објашњења, када будемо имали јасан увид у ситуацију, можете приступити решавању проблема. Вреди то радити заједно са запосленим, сами сугерисати предлоге или их само упутити на одговарајућа решења.

Ако критика успе, не заборавите да обавестите запосленог да је промена приметна. Можете рећи да је проблем решен, да смо задовољни побољшањем или да је побољшање једноставно видљиво. Најважније је пружити такву повратну информацију.

Започните бесплатни пробни период од 30 дана без обавеза!

Тимска комуникација – на које препреке морате да пазите?

Одлична комуникација са тимом није само способност да се изграде одговарајуће поруке и креирају ситуације на начин да пријем буде што бољи. Постоје и неке баријере у комуникацији са тимом које је тешко превазићи. Препреке могу спречити чак и најбоље припремљеног вођу да се придружи свом тиму. На шта онда треба да пазите?

Комуникационе баријере су подељене у три категорије – физичке, семантичке и психолошке. Најуочљивије и најлакше отклониве су препреке у првој групи. Физичке баријере су све спољашње сметње, независно од пошиљаоца или примаоца. Тако да ће то бити бука, врућина, гужва, неудобна столица – све што вам одвлачи пажњу и спречава да се фокусирате на поруку. На срећу, већина дистрактора из ове групе може се елиминисати - идите у другу просторију, проветрите, тражите да одете на локацију. Штавише, одрасли су у великој мери у стању да игноришу елементе који ометају пажњу – ипак не би требало да претерујете са стрпљењем и истрајношћу својих саиграча тако што ћете сатима говорити у неклиматизованој сали усред лета.

Семантичке препреке су веома интересантна група – реч је о језичким и културолошким неспоразумима. Најчешће се такве баријере повезују са односима између људи из различитих земаља и различитих култура, али се могу појавити и у компанији коју чине само људи из исте земље. Довољно је да једна особа буде специјалиста у области у којој се њихове колеге не познају у потпуности – специјализовани речник може се показати као непремостива препрека.

Трећу групу баријера је најтеже елиминисати – психолошке баријере. У ову групу спадају све предрасуде, стереотипи, али и негативни ставови. Најчешће такве баријере не настају на основу рационалног размишљања, већ настају из емоција. Као што је већ поменуто горе - са емоцијама је веома тешко борити се. Стога се понекад испостави да контакт, који на површини треба да буде без проблема, може бити потпуно непродуктиван.

Тимска комуникација је неопходна да би подухват добро функционисао. Дакле, познавање принципа ефективне комуникације треба да буде једна од компетенција доброг лидера. Велика предност ових вештина је што их можете једноставно научити.